Datenschutzerklärung

1. Einleitung und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, wie ToolLea (nachfolgend «wir», «uns» oder «der Dienst») deine personenbezogenen Daten bearbeitet, wenn du unsere Plattform unter toollea.ch nutzt.

ToolLea ist eine Webanwendung zur Vermittlung von Stellvertretungen an Schweizer Schulen. Die Plattform befindet sich in einer Pilotphase und wird betrieben von:

[VOLLER NAME]
[STRASSE UND HAUSNUMMER]
[PLZ UND ORT]
E-Mail: [KONTAKT-EMAIL]

Diese Person ist Verantwortlicher im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und – sofern auf Nutzer in der EU anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Welche Daten wir bearbeiten

2.1 Daten, die du uns aktiv mitteilst

Beim Registrieren und Nutzen von ToolLea bearbeiten wir folgende Daten von dir:

Bei allen Nutzern:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext)
• Vor- und Nachname
• Telefonnummer
• Rolle (Schulleitung oder Stellvertretung)
• Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Schulen

Bei Stellvertretungen zusätzlich:

• Profilbild (optional)
• Unterrichtsstufen, die du abdecken kannst
• Fächer, die du unterrichten kannst
• Ausbildungsstand
• Selbstbeschreibung (optional)
• Abwesenheiten / Verfügbarkeiten

Bei Schulleitungen zusätzlich:

• Name der Schule
• Verwaltung der Stellvertretungs-Mitglieder

2.2 Daten, die durch deine Nutzung entstehen

• Erstellte Stellvertretungs-Anfragen (Datum, Klasse, Fach, Notizen)
• Versandte Einladungen an Stellvertretungen
• Zusagen und Absagen zu Anfragen
• Beitritt zur Schule mittels Einladungs-Code (Zeitpunkt, verwendeter Code)
• Login-Zeitpunkte und Sessions

2.3 Technische Daten

Beim Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten von unserem Hosting-Anbieter (Vercel) erfasst und in Server-Logs gespeichert:

• IP-Adresse (gekürzt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL (von welcher Seite du kommst)

Diese technischen Daten dienen ausschliesslich dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche.

3. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten deine Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

• Bereitstellung des Dienstes: Damit du dich anmelden, dein Profil verwalten und Stellvertretungs-Anfragen erstellen oder beantworten kannst.
• Vermittlung: Damit Schulleitungen passende Stellvertretungen finden und kontaktieren können.
• Benachrichtigungen: Damit du per E-Mail über relevante Ereignisse informiert wirst (z. B. neue Anfrage, Zusage, Absage).
• Sicherheit und Missbrauchsprävention: Schutz vor unbefugtem Zugriff, Erkennung von Missbrauch.
• Verbesserung des Dienstes: Anonyme Auswertung von Nutzungsmustern zur Weiterentwicklung.

4. Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten deine Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Mit deiner Registrierung kommt ein Nutzungsverhältnis zwischen dir und uns zustande. Die Datenbearbeitung ist zur Erfüllung dieses Verhältnisses notwendig.
• Einwilligung: Soweit du in bestimmte Bearbeitungen eingewilligt hast (z. B. Hochladen eines Profilbilds), bilden diese Einwilligungen die Grundlage.
• Berechtigtes Interesse: Für technische Logs und Sicherheitsmassnahmen besteht ein überwiegendes berechtigtes Interesse unsererseits.

5. An wen wir Daten weitergeben

Wir geben deine Daten nur in folgenden Fällen weiter:

5.1 An andere Nutzer der Plattform

Wenn du Mitglied einer Schule bist, sehen andere Mitglieder dieser Schule bestimmte Daten von dir:

• Schulleitungen sehen von ihren Stellvertretungen: Name, Profilbild, Telefonnummer, Stufen, Fächer, Ausbildungsstand, Selbstbeschreibung, Abwesenheiten.
• Stellvertretungen sehen ihre Schulleitung nur über die Anfragen, die diese sendet.
• Stellvertretungen sehen sich gegenseitig nicht namentlich, ausser sie wurden auf dieselbe Anfrage eingeladen.

Details einer Anfrage (Raum, Kontakt vor Ort, Material) werden den Stellvertretungen erst angezeigt, nachdem sie die Anfrage angenommen haben.

5.2 An Auftragsverarbeiter (Dienstleister)

Wir nutzen folgende Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten bearbeiten:

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen entsprechende Datenschutz-Verträge gemäss Schweizer DSG und – wo anwendbar – EU-DSGVO (Art. 28).

5.3 Datenübermittlung ins Ausland

Wo Daten in die USA übermittelt werden (Vercel, ggf. Resend), erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise der EU-Standardvertragsklauseln, die ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Die Schweiz hat entsprechende Anerkennungen ausgesprochen.

6. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern deine Daten nur so lange, wie es für die in Punkt 3 genannten Zwecke notwendig ist:

• Profil- und Kontodaten: So lange dein Konto besteht. Bei Löschung deines Kontos werden die Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Stellvertretungs-Anfragen: Für die Dauer der Pilotphase aufbewahrt. Nach Beendigung der Pilotphase werden sie gelöscht oder anonymisiert.
• Server-Logs: Maximal 30 Tage.
• E-Mail-Versand-Protokolle (bei Resend): Maximal 30 Tage.

7. Deine Rechte

Du hast in Bezug auf deine personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunft: Du kannst jederzeit verlangen, welche Daten wir über dich gespeichert haben.
• Berichtigung: Du kannst verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert werden. Vieles kannst du direkt in deinem Profil ändern.
• Löschung: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit dem keine vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Bearbeitung: Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Bearbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit: Du kannst die Übermittlung deiner Daten in einem strukturierten, gängigen Format verlangen.
• Widerruf der Einwilligung: Soweit du eine Einwilligung erteilt hast, kannst du diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht: Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

Für die Ausübung deiner Rechte wende dich an: [KONTAKT-EMAIL]

Wir werden dein Anliegen so rasch wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen, bearbeiten.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS / TLS)
• Verschlüsselte Passwortspeicherung
• Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene (Row Level Security)
• Sichere Authentifizierungs-Mechanismen
• Regelmässige Sicherheits-Updates

Trotz aller Sorgfalt kann eine vollständige Sicherheit im Internet nicht garantiert werden.

9. Cookies und ähnliche Technologien

ToolLea verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies und ähnliche Mechanismen (z. B. Local Storage), um die Anmeldung zu ermöglichen und deine Session aufrechtzuerhalten.

Wir setzen keine Tracking-Cookies, Werbe-Cookies oder Analyse-Tools von Drittanbietern ein.

10. Profilbild

Wenn du ein Profilbild hochlädst, wird dieses verschlüsselt in einem privaten Speicher (Supabase Storage) abgelegt. Andere Nutzer sehen das Bild nur, wenn sie mit dir innerhalb derselben Schule verknüpft sind und für deren Anfragen relevant. Beim Löschen deines Kontos wird das Bild ebenfalls gelöscht.

11. Minderjährige

ToolLea richtet sich ausschliesslich an volljährige Personen (Lehrkräfte, Schulleitungen, Stellvertretungen). Wir bearbeiten wissentlich keine Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich der Dienst weiterentwickelt oder rechtliche Anforderungen ändern. Massgeblich ist jeweils die aktuelle Version auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter:

[VOLLER NAME]
[KONTAKT-EMAIL]

Diese Datenschutzerklärung wurde für die Pilotphase von ToolLea erstellt. Bei einer späteren Überführung in eine juristische Person (z. B. GmbH) wird sie entsprechend aktualisiert.